Para a institucionalização da função Gestão Ambiental na organização, é preciso ressaltar algumas condições ou princípios em que ela deverá se basear. São as etapas de um SGA, apresentadas sob a forma de princípios:
Política do Ambiente é a posição adotada por uma organização relativamente ao ambiente. A elaboração e definição desta política é o primeiro passo a dar na implementação de um SGA, traduzindo-se numa espécie de comprometimento da organização para com as questões do ambiente, numa tentativa de melhoria contínua dos aspectos ambientais.
Planejamento - O sucesso de um bom SGA, tal como acontece com muitas das medidas que queremos que sejam tomadas com sucesso, requer um bom planejamento. Deve-se começar por identificar aspectos ambientais e avaliar o impacto de cada um no meio ambiente. Por aspectos ambientais entende-se, por exemplo, o ruído, os resíduos industriais e as águas residuais. A organização deve estabelecer e manter procedimentos para identificar os aspectos ambientais que controla e sobre os quais exerce alguma influência, devendo igualmente garantir que os impactos por eles provocados estão considerados no estabelecimento da sua política ambiental.
Através dos requisitos legais, relativamente a cada um dos aspectos ambientais, estabelecem-se objetivos e metas que se definem num Programa Ambiental, que clarifica a estratégia que a organização irá seguir na implementação do SGA. Neste Programa de Gestão Ambiental, os objetivos ambientais a estabelecer e manter devem ser considerados relevantes para a organização. Deve ser designado um responsável por atingir os objetivos a cada nível da organização, sem esquecer os meios e espaçamento temporal para que os mesmos possam ser atingidos.
Implementação - As regras, responsabilidades e autoridades devem estar definidas, documentadas e comunicadas a todos, por forma a garantir a sua aplicação.
A gestão deve providenciar os meios humanos, tecnológicos e financeiros para a implementação e controle do sistema.O responsável pela gestão ambiental deverá garantir que o Sistema de Gestão Ambiental é estabelecido, documentado, implementado e mantido de acordo com o descrito na norma e que à gestão de topo é transmitida a eficiência e eficácia do mesmo.A organização deverá providenciar formação aos seus colaboradores, conscientizando-os da importância da Política do Ambiente e do SGA em geral, da relevância do impacto ambiental das suas atividades, da responsabilidade em implementar o SGA e das conseqüências em termos ambientais de trabalhar em conformidade com procedimentos específicos.A organização deve estabelecer e manter procedimentos para a comunicação interna entre os vários níveis hierárquicos e para receber e responder às partes externas.Compete ainda à organização estabelecer e manter informação que descreva os elementos base do SGA e da sua interação, controlando todos os documentos exigidos pela norma.As operações de rotina que estejam associadas a impactos ambientais consideráveis deverão ser alvo de um controle eficaz.
Por último, devem ser estabelecidos e mantidos procedimentos que visem responder a situações de emergência, minimizando o impacto ambiental associado.
Verificação e ações corretivas - A organização deve definir, estabelecer e manter procedimentos de controle e medida das características chave dos seus processos que possam ter impacto sobre o ambiente. Do mesmo modo, a responsabilidade pela análise de não conformidades e pela implementação de ações corretivas e preventivas deve estar devidamente documentada, bem como todas as alterações daí resultantes. Todos os registros ambientais, incluindo os respeitantes às formações e auditorias, devem estar identificáveis e acessíveis.
Procedimentos e planos que visem garantir auditorias periódicas ao SGA, de modo a determinar a sua conformidade com as exigências normativas, devem ser estabelecidos e mantidos.
Revisão pela direção - Cabe à direção, com uma freqüência definida por ela própria, rever o SGA e avaliar a adequabilidade e eficácia do mesmo, num processo que deverá ser devidamente documentado. A revisão pela direção deve ter em conta a possível necessidade de alterar a Política do Ambiente, objetivos e procedimentos, como resposta a alterações organizativas, melhorias contínuas e modificações externas.
Após todo este processo que deverá ser acolhido de braços abertos por toda a estrutura organizacional e em especial pela gestão, a organização deverá estar em condições de proceder à respectiva certificação do seu SGA por uma autoridade independente e externa. 
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